Administración del tiempo: cómo distinguir lo urgente de lo importante, la capacitación más buscada por los ejecutivos

El ritmo frenético de los últimos años está cambiando drásticamente los hábitos de ocio y de trabajo en la Argentina.

En búsqueda de calidad de vida, los empleados y ejecutivos se mudan lejos de las ciudades, piden horarios flexibles o trabajar desde casa, o en su defecto, aspiran a residir cerca de la oficina.

Todos estos cambios tienen el objetivo fundamental: ahorrar tiempo. Éste se ha convertido en un bien cada vez más escaso, valorado en muchas ocasiones por encima del dinero.

En las empresas, también el reloj apremia y las cosas siempre se necesitan "para ayer". No es extraño entonces que la gestión de tiempo se haya transformado en la temática de capacitación más pedida por los ejecutivos argentinos.

Así lo indicó Ariel Martinez Di Vietri, director en Grupo RHUO Executive Education: "Cuando les consultamos a los gerentes de Recursos Humanos cuáles son sus necesidades, para armar capacitaciones a medida, más del 50% nos dice que les preocupa mucho este aspecto".

"Cuando los managers hablan de efectivizar el tiempo, lo que tienen en la cabeza es que en 5 minutos 'se genere' un minuto más, si es posible. Es una disciplina orientada a la productividad, la mejora de los procesos y sinergias", agregó.

¿Y por qué esto se vuelve un problema? De acuerdo a Ariel Rossi, consultor de management y procesos de cambio, las empresas a las que se les recomienda este tipo de capacitaciones son aquellas que necesitan llegar a resultados en el plazo previsto pero con el presupuesto y la gente que ya tienen.

Esto no implica que el personal trabaje extra o más rápido, sino mejor. "Que se busque administrar el tiempo no significa hacer más y más tareas, o que la compañía esté presionando o exprimiendo al individuo, sino buscar la manera para trabajar de mejor forma", indicó Rossi al ser consultado sobre algunos de los preconceptos que le han dado cierta "mala fama" a la capacitación en "time management".

Claro que los preconceptos no son solo de parte de los empleados. "En el imaginario de cualquier CEO, la empresa es un reloj aceitado, y todos quieren llegar al 'just in time'. Creen que las cosas se piden, y automáticamente se cumplen, que todo el mundo trabaja bien, todos tienen resultados y está todo de acuerdo a los procesos. Pero es imposible tener un 'just in time' en un mundo tan cambiante", dijo Di Vietri.

Este esquema es también el que genera que los directivos y los equipos vivan el trabajo como una carrera contra el reloj, en la que lo urgente empieza a ganarle lugar a lo importante, y se encuentran todo el tiempo "apagando incendios". Esto desemboca en mayor stress y mal clima laboral.

"No voy a poder eliminar mis actividades urgentes, pero las puedo reducir. ¿Cómo tener menos incendios para apagar? Enfocando en actividades importantes antes de que se conviertan en urgentes", indicó Rossi acerca de métodos para contrarrestar el stress laboral.

Aunque claro que lograr esto último no es tan sencillo como suena. Sucede que incluso las personas que tienen claro cuáles son las prioridades pueden destinarles a estas poca dedicación. Se trata de la procrastinación, que de acuerdo a Rossi es "perder el tiempo haciendo cosas que no suman ni a mi objetivo principal ni a mis resultados".

Ya Stephen Covey, autor de "Primero lo primero", uno de los libros más relevantes en el campo del "time management", mencionaba la importancia de este fenómeno cuando los resultados del relevamiento entre ejecutivos que realizó para este texto indicaban que "la mayoría de las personas saben en su interior lo que deben hacer y lo que deberían hacer primero, pero no lo hacen. Con frecuencia tienden a distenderse con otras fuerzas del entorno, los patrones de sus hábitos y actividades sociales". Esto se da, de acuerdo a Rossi, por falta de motivación.

Al stress derivado del "estado de urgencia" permanente, y agravado por la procrastinación, lentamente se le está agregando un tercer eje que, de acuerdo a los expertos consultados, irá cobrando relevancia en medida en que hace su ingreso al trabajo la Generación Y.

"Los más jóvenes buscan más tiempo pero para mejorar sus vidas. Y a algunas empresas esto todavía les hace un poco de ruido", dijo el titular del área de capacitación de Grupo RHUO. "Para ellos, el foco principal no es el tiempo, sino sentirse feliz con lo que hacen. Si viajar todos los días dos horas no los llena, buscarán un trabajo cerca de su casa; si tienen que hacer siempre lo mismo, cambian por un empleo más entretenido", dijo Rossi.

En este marco, continuó el consultor que además es académico de ProSkills, "toma mayor relevancia la razón de ser de cada uno".

Soluciones

Al plantear capacitaciones en manejo de tiempo, lo primero que aclara Rossi -que brinda clases de "time management"- es que se trata de un proceso que no se genera de un día para el otro. Es necesario invertir recursos y comprometerse a largo plazo con el cambio necesario para conseguirlo.

Para Di Vietri, se trata de trabajar en habilidades clave que al aplicarlas tienen un impacto directo en la eficiencia y los procesos de trabajo. Destacó sobre todo dos: la comunicación y la sinergia de grupo. "Nosotros decimos que podemos mejorar trabajando con competencias para desempeñarlas de mejor manera. No trabajamos con el tiempo, ya que es el mismo todos los días. Pero cuanto más ajustada esté la comunicación y la sinergia de trabajo, no vamos a ganar minutos sino calidad".

No obstante, para ambos, el camino a resolver estas cuestiones comienza con una variable fundamental: la motivación. "Siempre el manejo de tiempo está atado con estar motivado para hacer lo que te gusta, con las tareas que no se sienten como una carga", dijo al respecto el académico de ProSkills.

"Cuando la gente está desmotivada y trabaja en procesos que son todos los días iguales, a veces tiene tiempo para desmotivar a otra gente. Es una de las cosas típicas que pasan en el pasillo. Se van a enfocar en los errores de una compañía más que en el proceso de creatividad para generar una mejora", agregó el titular de Grupo RHUO Executive Education.

10 consejosA continuación, algunas recomendaciones de los expertos para volverse un eficaz "time manager":

1.Comprender que "se puede motivar a la gente para que trabaje mejor, pero lo que nunca se va a lograr es que los procesos de una compañía sean inmediatos", dijo De Vetri.

2."Hacer muchas cosas más rápido no significa siempre actuar correctamente", escribió Covey.

3.No dejar que la empresa ingrese en estado de urgencia permanente, y "atajar" las tareas antes de que entren en esa condición. 

4."Darle prioridad a las tareas que son importantes aunque no sean urgentes", enfatizó Rossi, refiriéndose a las actividades alineadas a los objetivos de la compañía.

5."Conocer la dirección es la clave para la efectividad", indica Stephen Covey. Es por eso que Rossi recomienda la planificación: "Decidir el objetivo que se busca, ya sea para el día a día o para el próximo mes, y asignarle una prioridad".

6.Dejar espacio en la agenda para la creatividad. "Los grandes cambios en el mundo se dan cuando una persona tiene tiempo para pensar. Si le damos eso a un individuo, automáticamente le brindamos en motivación", explicó Di Vietri.

7.Crear felicidad dentro de las empresas. "Se pasa más del 75% del tiempo trabajando, tenemos que invertirlo haciendo algo que nos haga felices", dijo el titular de Grupo RHUO Executive Education.

8.Cómo un manager se comunica con los empleados es fundamental. "Si una persona nos ve de una manera más generosa, su productividad va a rendir mucho mejor, no va a poder ganarle al tiempo, pero si hacer más cosas en el mismo tiempo", agregó Di Vietri.

9.Rossi finaliza cada jornada de capacitación con algunos ejercicios prácticos. Uno muy efectivo es hacer una lista de actividades importantes y no urgentes. A cada una se le debe agregar un resultado significativo para el trabajo. Hacerlo por escrito implica un compromiso mayor a realizarlo.

10.Otro ejercicio es confeccionar una lista de responsabilidades que podrían delegarse y quién podría hacerse cargo de cada una de ellas. "La delegación es clave para la eficaz asignación del tiempo", sentenció Rossi.