Factura electrónica: estandarizar para mejorar la productividad y la eficiencia

Habiendo transcurrido un tiempo más que prudencial desde la implementación de la factura electrónica, la mayoría de los empresarios evalúa muy positivamente el aporte que brinda en términos de mejora de la operación empresaria y del cuidado del medio ambiente. 

No imprimir tantos documentos, asegurarse que los comprobantes fiscales lleguen y sean leídos por sus destinatarios, no guardar una montaña de 10 años de papeles y habilitar un canal confiable de comunicación electrónica entre proveedores y clientes, es un beneficio indiscutido.

En este sentido, la factura electrónica es el primer paso de una serie de documentos que pueden digitalizarse. Tal es el caso de los recibos, comprobantes de recepción, detalles de cuentas corrientes, comprobantes de retención, avisos de embarque, etc.

¿Y cómo darle un marco de mayor eficiencia y productividad que apunte a mejorar la sistematización de estos procesos? Sin lugar a dudas establecer un formato estándar, estructurado e integrable de factura electrónica es el camino.

Cuando decimos estándar, no nos referimos a aspectos de diseño gráfico, sino a la estructura técnica del documento, que contiene los datos “puros”, que genera un sistema administrativo-contable de la empresa, para que pueda ser directamente leído por el sistema administrativo-contable de otra empresa. 

Para lograr esto se necesita que los archivos que genera un sistema administrativo-contable sean compatibles con los que espera leer el otro. Todos los sistemas deberían hablar en este “formato estándar de diseño electrónico” para todos los contribuyentes. 

Hoy cada sistema utiliza un diseño de archivos electrónicos distinto, por lo que si una empresa quiere integrar automáticamente a su sistema los archivos que recibe de otras empresas, es necesario realizar un desarrollo de software especial, a medida para leer el archivo que recibe y luego “traducirlo” para que pueda integrarlo su propio sistema. Y para poder escalar, ese desarrollo hay que multiplicarlo, para cada sistema y para cada tipo de documento, haciéndose el avance muy lento. 

Un caso concreto: ¿Qué pasa hoy con una empresa que quiere recibir las facturas electrónicas de sus proveedores en forma automática “de computadora a computadora”?

El primer paso es elegir un canal de comunicación seguro, confidencial y robusto como es el EDI (Electronic Data Interchange).

En paralelo con esa decisión la empresa que desea recibir las facturas, define un diseño requerido para el documento electrónico de la factura a ser enviada por sus proveedores.

Dado que no existe uno estándar, lo define “a piacere” y lo documenta y publica entre sus proveedores. Hasta aquí todo bien. Pero ¿qué pasa con los proveedores?

Se presentan dos situaciones: aquellos que ya hacen intercambio de facturas vía EDI con otros clientes, y los que arrancarían por primera vez con esta modalidad de trabajo.

En ambos casos el área de informática de los proveedores debe desarrollar un programa “ad-hoc” para cumplir con sus clientes. Incluso los que están en el grupo de los que ya intercambian electrónicamente facturas con algún cliente, deben desarrollar un programa nuevo, debido a que no le sirve ninguno de los que ya tiene en operación, porque los diseños de entrada y/o salida son diferentes.

Siguiendo este razonamiento, cuando se presente otro cliente solicitando trabajar integrados de la misma forma, la gente de informática del proveedor deberá desarrollar otro programa y uno nuevo con cada uno de los clientes que le soliciten enviar electrónica y automatizadamente la factura.

Esto es un esfuerzo evitable, a través del establecimiento de un diseño estándar de documento electrónico, como ya se maneja en otros países, posibilitando volcar todas esas horas profesionales de desarrollo de sistemas, en otras aplicaciones que ayuden a las empresas a hacer mejores negocios.

Dejamos en manos de las autoridades, fundamentalmente de la AFIP, la consideración de implementar esta estandarización, en pos de una mejora al eficiente mecanismo de factura electrónica que opera en la Argentina.