Aprender a delegar: la importancia de separar los roles de dirección y gestión en las pequeñas empresas

En el mundo de las empresas medianas y, en particular en el de las familiares, se da la circunstancia que los fundadores buscan salir del día a día pero no quieren dejar de fijar el rumbo y controlar el accionar de la empresa.

Si bien en algunos casos se da una situación conflictiva, porque ese deseo de dejar las decisiones cotidianas choca con el temor de que la empresa se le vaya de las manos, o de que sus sucesores o empleados no puedan llevar las riendas tan bien como ellos, en otros los fundadores realmente tienen la opción de poder desligarse de una cosa para dedicarse a la otra.

Entonces es que surgen los roles de la dirección y de la gestión como entidades diferenciadas en la conducción de la empresa.

Esto permite que el dueño siga manejando el rumbo (la dirección), pero no deba estar atento a cada detalle del día a día (la gestión).

El rol de la dirección es cuidar los intereses de los accionistas o dueños a través de la supervisión de la gestión de la empresa. Algo así como el Comité Ejecutivo dentro de las responsabilidades de los directores en la ley de sociedades.

Por lo general, dicho Comité de Dirección lo forman los dueños o accionistas (todos o algunos), algún director externo nombrado por los mismos y el Gerente General de la empresa.

Ese grupo se reúne con una frecuencia que puede ser mensual o bimestral y tiene como principales responsabilidades y atribuciones: fijación de la estrategia, fijación de objetivos económicos y financieros, aprobación del plan de negocios y presupuesto, monitoreo de su ejecución, aprobación de inversiones y de endeudamiento.

Otras de sus responsabilidades son la fijación de la estructura organizacional y selección del cuerpo jerárquico -incluyendo la fijación de sus remuneraciones y evaluación del cuerpo jerárquico-, el establecimiento de las políticas de la empresa y el control financiero de la empresa, a través de las auditorías.

Estas acciones las lleva a cabo en base a información que le suministra la gestión, ya sea estructurada (tableros de comando y otros indicadores) y no estructurada (en forma personal o por diferentes canales) que se complementan con las reuniones mencionadas anteriormente.

En varias oportunidades la dirección coincide con los accionistas o dueños de la empresa. Cuando no es así o cuando lo es parcialmente, esta entidad asesora a los mismos y actúa en base a las instrucciones recibidas (metas económico/financieras, destino de las utilidades, etc.)

Pero entonces, ¿cuál es el rol de la gestión? Debe administrar la empresa dentro del modelo de negocios y sus políticas, para alcanzar los objetivos fijados por la dirección.

Entre otras responsabilidades están las de cumplir con el plan de negocios fijado, administrar la cadena de valor -mercadeo, venta, procuración, transformación, distribución, entrega-, las relaciones con las partes interesadas (clientes, proveedores, distribuidores, sindicatos, sociedad), el "cashflow" y el personal.

Otras de sus funciones son las de administrar y mantener los activos de la empresa, administrar riesgos, fijar tácticas para alcanzar los objetivos de negocio, desarrollar planes e iniciativas y llevarlos a cabo, contratación de servicios, de acuerdo a estructura y modelo de negocios, desarrollo de productos y de líneas de negocios y de clientes, facturación y cobro, pago a proveedores y recomendaciones de plan de negocio, presupuesto e inversiones a la dirección.

En esta división de roles, le toca a la gestión desarrollar sus propias herramientas de administración e informar a la dirección del progreso en la administración de la empresa y el cumplimiento del plan de negocios de acuerdo a la forma y los tiempos que ésta fijó, respondiendo por cualquier inquietud que pueda tener la misma.

En síntesis, con esta estructura, la dirección marca las metas y el rumbo y la gestión hace que se cumpla.