Las nuevas tecnologí­as llegan para cambiar la oficina de la empresa donde usted trabaja

La fórmula del lugar de trabajo del futuro no tendrá relación con la famosa ecuación de Albert Einstein de la equivalencia entre la masa y la energía sino con la siguiente razón numérica: una persona por seis dispositivos en dos tercios de un escritorio.

Así es: prepárese para las nuevas oficinas diseñadas para reducir el espacio de los inmuebles con fines corporativos con menos escritorios, áreas de trabajo rediseñadas, movilidad mejorada y uso de dispositivos propios.

Para el 2020, las organizaciones se proponen reducir ese ámbito a casi una quinta parte (17 por ciento), según consigna un nuevo estudio de Citrix, uno de los principales proveedores de tecnología móvil y para la nube informática. 

El lugar de trabajo del futuro proveerá apenas siete escritorios por cada diez empleados, y cada persona accederá a la red corporativa desde un promedio de seis dispositivos distintos.

La investigación del informe fue realizada en agosto de 2012 y se basa en entrevistas con 1.900 profesionales de alto nivel de TI de todo el mundo.

La encuesta fue realizada a cien profesionales de TI de todas las industrias de 19 países distintos que incluyen Francia, Alemania, Rusia, Suecia, Países Bajos y Reino Unido; Brasil, Canadá y Estados Unidos; Australia, China, Hong Kong, India, Japón, Malasia, Singapur, Corea del Sur, Taiwán y Tailandia.

Tres cuartos de los entrevistados pertenecen a organizaciones con 1.000 o más empleados y un cuarto a organizaciones con entre 500 y 999 empleados.

La cifra para el 2020 llega a seis escritorios por cada diez trabajadores en Singapur, Países Bajos, EE.UU. y el Reino Unido. 

Algunas de las tasas más altas de escritorio/trabajador se darán en Japón (8,77), Corea del Sur (7,95) y Alemania (7,90).

Casi todas las organizaciones sostienen que rediseñarán el espacio de la oficina para volverlo más atractivo. 

El área de trabajo del futuro fomentará la creatividad, será inspiradora y fomentará la colaboración al permitir que las personas realrizacen sus tareas desde cualquier parte, en todo momento y desde cualquier dispositivo, convirtiendo así al trabajo en algo que el empleado hace y no en un lugar al que la gente va.

El informe muestra que un tercio de la gente (29 por ciento) ya no trabaja desde su oficina tradicional. 

En vez de esto, los empleados desempeñan su actividad desde varias ubicaciones semipermanentes que incluyen el hogar (64 por ciento), el campo de trabajo externo y sitios de proyectos (60 por ciento) e instalaciones de clientes o socios (50 por ciento).

También se espera que las personas accedan a aplicaciones, datos y servicios corporativos desde otras ubicaciones como hoteles, aeropuertos, cafés y en tránsito. 

La tendencia a tener menos empleados dentro de la oficina (que usan dispositivos múltiples para ingresar a aplicaciones, datos y servicios corporativos desde muchos lugares distintos de la oficina tradicional) es parte de una tendencia global conocida como estilos de trabajo móviles. 

El estudio también señala que un cuarto (24 por ciento) de las firmas ya ha adoptado completamente esa modalidad laboral.

Trabajos móviles

Para mediados de 2014, el 83 por ciento de las organizaciones habrá implementado estilos de trabajo móviles. Los mismos se han adoptado en forma masiva y rápida porque ofrecen beneficios tales como los siguientes:

• Para las organizaciones, el “workshifting”: cuando las personas mudan el trabajo a lugares y tiempos más óptimos, lo cual crea un espacio laboral más flexible y ágil (73 por ciento), presenta costos más bajos relacionados con los empleados (53 por ciento), reduce el gasto inmobiliario (48 por ciento) y ayuda a atraer (47 por ciento) y retener (44 por ciento) a los mejores talentos. 
• Los empleados se benefician con mayor flexibilidad (65 por ciento) y productividad personal (62 por ciento), menor tiempo de traslado (61 por ciento) y un mejor equilibrio entre el trabajo y su vida privada (55 por ciento). También los ayuda a pasar más tiempo con los clientes (48 por ciento).
• La mayoría de las organizaciones (83 por ciento) utilizará iniciativas BYOD (traiga su propio dispositivo, sigla en inglés) para administrar el número creciente de dispositivos que usa la gente para acceder a la red de trabajo corporativa. Los empleados generalmente elegirán y comprarán sus propios dispositivos, y el 76 por ciento de las organizaciones reembolsarán el precio en forma parcial o total. 
• El 80 por ciento de las organizaciones que ya han implementado “workshifting” y BYOD han visto beneficios relacionados con los costos como resultado directo. El 96 por ciento de las organizaciones que implementaron esta modalidad invertirán en rediseñar el espacio de trabajo para crear un entorno más colaborativo y flexible, equipado con lo último en tecnología.
• Las organizaciones esperan reducir el espacio un siete por ciento en apenas dos años y 16 por ciento para 2020. Las firmas que han implementado el “workshifting” ya tienen 15 por ciento menos escritorios que aquellas que no implementaron una política similar, lo que las ayudó a lograr ahorros inmobiliarios.

Administración proactivaPara administrar datos en forma segura dentro de una fuerza laboral móvil que accede a recursos corporativos desde ubicaciones múltiples, usando una gama de dispositivos que operan en distintas plataformas, las organizaciones deben administrar proactivamente las personas, los datos y las aplicaciones a través de políticas y soluciones tecnológicas.

Mientras impulsan la implementación de estilos de trabajo móviles, las empresas tienen que asegurarse de que los datos sensibles se administran correctamente. 

El 65 por ciento de las compañías consideran la elegibilidad un elemento clave de su política de estilos de trabajo móviles. 

Del mismo modo, los impulsores clave para que una organización provea financiación para programas BYOD son asegurarse de que conserva un grado de control legal y técnico sobre el dispositivo y la administración de sus datos, al mismo tiempo que debe aprovechar ahorros de costo potenciales al trasladar el aprovisionamiento y el mantenimiento para empleados y contratistas.

Por otra parte, el informe indica que las empresas están dependiendo de múltiples tecnologías complementarias para administrar sus estrategias de estilo de trabajo móvil actual y futuro.  

Todas las tecnologías facilitadoras se concentran en la administración segura de datos y aplicaciones, incluida la virtualización de escritorio y la administración móvil empresarial, además de servicios de colaboración, reuniones y compartición de archivos en línea para una fuerza de trabajo distribuida.